Riscos e controles internos
Gestão de riscos e continuidade do negócio
Gerir riscos é um trabalho contínuo e que deve estar inserido no dia a dia na Companhia. O monitoramento diário de eventos que possam vir a acontecer envolve várias áreas e grupos multidisciplinares. Esse processo reforça as boas práticas e amadurece a gestão como um todo.
A Klabin incentiva todos os colaboradores, independentemente do nível hierárquico, a agir de maneira responsiva e participativa nos processos de tomada de decisão. Essa, inclusive, é uma meta KODS. Com o apoio da Política de Gestão de Riscos, a Klabin busca alinhar os objetivos estratégicos da Companhia a uma estrutura que esteja em conformidade com as melhores práticas do mercado.
A avaliação dos riscos é feita pela Companhia de acordo com o nível de criticidade, que é definido com base na análise de possível impacto e da vulnerabilidade. Os níveis são estabelecidos segundo critérios padronizados e validados internamente. A metodologia interna classifica os riscos em cinco categorias:
COMPLIANCE, REGULATÓRIOS E LEGAIS
Riscos relacionados ao cumprimento da legislação e das regulamentações aplicáveis
ESTRATÉGICO
Riscos que afetam os objetivos estratégicos e podem ser influenciados por fatores externos, porém também sujeitos a fatores internos
FINANCEIRO
Riscos que possam impactar o fluxo de caixa da Companhia, suas demonstrações financeiras e acesso ao capital
OPERACIONAIS
Riscos relacionados à infraestrutura da Companhia e de suas controladas (processos, pessoas e tecnologia), que afetam sua eficiência operacional e a utilização efetiva e eficiente de seus recursos
SOCIOAMBIENTAIS
Riscos decorrentes de atos ou eventos que possam resultar em efeitos negativos ao meio ambiente e à sociedade, com impactos em povos e comunidades nativas e na proteção da saúde humana, de propriedades culturais e da biodiversidade
As tratativas para os riscos subdividem-se em: reduzir, transferir e/ou compartilhar, reter ou aceitar. A Política de Gestão de Riscos determina o papel de cada um dos diversos órgãos da governança, entre os quais o Conselho de Administração, o Comitê de Auditoria e Partes Relacionadas, a Diretoria, a Comissão de Riscos e a Gerência de Riscos e Continuidade de Negócios de cada uma das áreas de negócios e equivalentes.
Com o objetivo de que os principais riscos inerentes às atividades da Companhia sejam identificados, avaliados, tratados, monitorados e comunicados tanto na esfera estratégica quanto na operacional, foram estabelecidas as etapas descritas a seguir:
Destaques da gestão de riscos em 2023
Em 2023, foram desenvolvidas várias iniciativas para promover uma da cultura de avaliação e prevenção de riscos, dentre as quais se destacam:
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Revisão dos procedimentos de formalização e guarda de documentos;
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Continuidade da implementação do Plano de Continuidade de Negócios (PCN). Agora, nove unidades contam com o instrumento;
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Realização de 11 simulados de parada por produção em unidades fabris que já contam com o PCN;
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Conclusão da implementação do, software que automatiza o processo de cobrança de planos de ação e permite à gestão uma rápida visualização dos riscos de cada área;
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Treinamento de Gestão de Riscos no Portal Escola de Negócios Klabin (ENK), realizado por mais de 350 colaboradores;
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Desenvolvimento e publicação do treinamento do Plano de Continuidade de Negócios (PCN) no Portal ENK, realizado por mais de 200 colaboradores;
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Continuidade da disseminação da cultura de prevenção de riscos, por meio de comunicados internos, para todos os colaboradores da Companhia.
Controles internos
Procedimentos, políticas, aprovação de alçadas, avaliação e acompanhamento dos relatórios de auditorias, mapeamento de processos e avaliações de integridade são alguns dos instrumentos utilizados pela Klabin para o controle interno de riscos.
Em 2023, foi aprovada pelo Conselho de Administração a Política CA do Sistema Normativo da Klabin, documento que orienta a criação, alteração e aprovação de novas internas da Companhia e estabelece critérios para sua padronização. Ela estabelece a hierarquia entre as normas internas com objetivo de sistematizar e evitar conflito entre normas, reforçando o processo de governança da Companhia. O trabalho teve início em 2021, com o levantamento de todas as normas internas da Klabin. Após desenhar um panorama geral dessas normas internas, realizar benchmarking e identificar a estrutura adequada para as atividades da Companhia, considerando a complexidade de seus negócios, a política foi submetida aos órgãos de governança competentes. A partir de um cronograma estabelecido, todas as normas internas da Companhia serão reavaliadas e, quando aplicável, ajustadas com base nessa nova política.
Outros destaques do ano:
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Início da implementação do sistema eletrônico que armazena documentos normativos e permite a rastreabilidade dos arquivos. Esse sistema ainda estabelece fluxos de aprovações e permite a consulta de versões anteriores. Ao longo de 2024, todos os documentos que passarem por revisão serão incorporados ao sistema;
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Mapeamento de controles relacionados à emissão de demonstrações financeiras. Em 2023, foram emitidos 54 relatórios financeiros, totalizando 720 processos de controle;
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Conclusão de 100% dos testes de efetividade relacionados a processos de controles internos;
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Implementação de monitoramento das configurações e estratégia de aprovações e cadastro de aprovadores no Sistema SAP;
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Apoio ao Projeto Smart para assegurar que controles e recomendações sejam implementados no novo sistema.
Privacidade e proteção de dados
A Klabin aprimora constantemente seus procedimentos para promover a proteção e o tratamento adequado de dados. Para formalizar e orientar esses cuidados, conta com a Política de Privacidade e Proteção de Dados.
Em 2023, por meio da aplicação de questionário, a Klabin finalizou o mapeamento de dados pessoais de todas as áreas da Companhia. Com base nesse trabalho, foram feitas configurações no sistema que avalia fornecedores e projetos, reforçando a segurança dos dados pessoais e informações.
Os sites da Klabin contam com área específica para atender às solicitações dos titulares de dados. Ao visitá-los, o usuário/titular de dados encontra área específica para solicitar informações sobre o tratamento dos seus dados pessoais e para solicitar a sua eliminação e revogação de consentimento de coleta, entre outras ações. Os pedidos são avaliados pela área especializada em privacidade e proteção de dados, que atua em conformidade com as Políticas Internas da Klabin, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e demais normas aplicáveis ao tema.
Continuamente a Klabin avalia e atualiza as ferramentas de proteção ao banco de dados e sistemas da Companhia.
Treinamento de equipes
Para que os colaboradores estejam atentos aos cuidados necessários para garantir a privacidade e a proteção de dados, previstos pela LGPD, foi elaborado um treinamento corporativo sobre o tema. A capacitação pode ser feita, por meio do Portal ENK (Escola de Negócios Klabin), a qualquer hora e em qualquer lugar. Também são realizados workshops, e ações de comunicação são divulgadas nos canais internos (por exemplo, o vídeo institucional no canal “Pergunta do Estagiário”) e nos escritórios (por exemplo, a feira de troca de livros).
